Dokument
Polityka prywatności
Obowiązuje od 1 października 2026 r.
Embras ma dostęp do wielu ważnych informacji o Tobie. Ten dokument wyjaśnia prostym językiem, co z nimi robimy, a czego nigdy nie zrobimy.
§ 1Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Embras sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 36, 00-838 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001084217, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, NIP 527-309-14-87, REGON 529417360, kapitał zakładowy 50 000 zł (dalej: Embras lub my).
Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować pod adresem iod@embras.pl albo listownie na adres siedziby z dopiskiem „IOD”.
§ 2Jakie dane przetwarzamy
Przetwarzamy tylko te dane, które są potrzebne do działania usługi, w szczególności:
- dane konta: imię, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), hasło w postaci skrótu, język i strefa czasowa;
- dane z podłączonych usług: treść wiadomości e-mail, wydarzenia z kalendarza, notatki, pliki, wiadomości z komunikatorów oraz dane finansowe (saldo, transakcje, faktury z KSeF), wyłącznie w zakresie usług, które sam podłączysz;
- treść rozmów z Embras: wiadomości tekstowe i głosowe oraz ich transkrypcje;
- dane rozliczeniowe: dane do faktury, historia płatności (dane kart przetwarza wyłącznie operator płatności);
- dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i systemu, identyfikatory sesji, logi zdarzeń bezpieczeństwa.
Nie przetwarzamy celowo danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Jeśli znajdą się w Twojej poczcie lub notatkach, traktujemy je z tą samą ochroną co pozostałe dane i nie wykorzystujemy ich do innych celów.
§ 3Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Założenie konta i świadczenie usługi Embras | art. 6 ust. 1 lit. b, wykonanie umowy |
| Dostęp do podłączonych usług (poczta, kalendarz, bank, KSeF) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz Twoja wyraźna zgoda na każdą integrację |
| Rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c, obowiązek prawny |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f, prawnie uzasadniony interes |
| Obsługa zgłoszeń i kontakt | art. 6 ust. 1 lit. b lub f |
| Newsletter i informacje o nowościach | art. 6 ust. 1 lit. a, zgoda |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f |
§ 4Sztuczna inteligencja i Twoje dane
Embras korzysta z modeli językowych, żeby rozumieć Twoje wiadomości i przygotowywać odpowiedzi. Dbamy o to, żeby:
- do modelu trafiał tylko fragment danych potrzebny do danego zadania;
- dostawcy modeli nie zapisywali zapytań dłużej, niż wymaga tego przetworzenie, i nie używali ich do trenowania modeli, co mają zapisane w umowach;
- przetwarzanie odbywało się w regionach europejskich.
Embras nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne. Każde działanie o skutkach finansowych (np. przelew) wymaga Twojego potwierdzenia.
§ 5Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je tylko podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę i działają na nasze polecenie: dostawcom hostingu (UE), dostawcy modeli językowych, operatorowi płatności, dostawcy wysyłki e-maili i biuru rachunkowemu. Aktualna lista znajduje się na stronie Bezpieczeństwo.
Dane mogą też otrzymać uprawnione organy publiczne, jeśli wymaga tego prawo.
§ 6Przekazywanie poza EOG
Co do zasady przechowujemy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli któryś z dostawców przetwarza dane poza EOG, robimy to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.
§ 7Jak długo przechowujemy dane
- dane konta i z podłączonych usług: przez czas trwania umowy; po usunięciu konta usuwamy je z systemów produkcyjnych niezwłocznie, a z kopii zapasowych najpóźniej po 30 dniach;
- pamięć Embras w planie Start: 30 dni od zapisania informacji;
- dane rozliczeniowe: 5 lat od końca roku podatkowego;
- logi bezpieczeństwa: 12 miesięcy;
- dane do newslettera: do wycofania zgody.
§ 8Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych (eksport w formacie JSON i CSV w Ustawieniach);
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Żeby skorzystać z praw, napisz na iod@embras.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca, zwykle znacznie szybciej.
§ 10Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie AES-256 w spoczynku i TLS 1.3 w transmisji, osobny sejf kluczy dla tokenów dostępowych, kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień, regularne testy penetracyjne i szkolenia zespołu. Szczegóły opisujemy na stronie Bezpieczeństwo.
§ 11Zmiany polityki
O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy Cię e-mailem lub w aplikacji co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.
Embras to projekt demonstracyjny przygotowany przez Rothcor Studios. Nazwa firmy, dane rejestrowe i treść dokumentu służą jako przykład i nie stanowią porady prawnej. Przed użyciem na prawdziwej stronie dokument powinien sprawdzić prawnik.