Projekt demonstracyjny Rothcor Studios. Marka VHouse i dane spółki są fikcyjne, a dokument jest przykładem struktury i treści. Przed użyciem na prawdziwej stronie skonsultuj go z prawnikiem.
§ 1Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VHouse Living sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 62, 00-844 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001106472, NIP 527-318-46-16, REGON 529418632 (dalej: VHouse lub my).
W sprawach danych osobowych piszesz do nas na rodo@vhouse.pl albo listownie na adres siedziby z dopiskiem „Ochrona danych”. Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym kontaktujesz się pod tym samym adresem.
§ 2Jakie dane zbieramy
Przetwarzamy tylko te dane, które są potrzebne do konkretnego celu:
- formularz prezentacji i kontaktu: imię, numer telefonu, adres e-mail, wybrana lokalizacja i termin, treść wiadomości;
- newsletter: adres e-mail;
- proces najmu: imię i nazwisko, numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości, adres do doręczeń, informacje o dochodach potrzebne do weryfikacji, dane kontaktowe;
- korzystanie ze strony: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane zapisane w plikach cookies (szczegóły w § 7).
§ 3Cele i podstawy prawne
- umówienie i przeprowadzenie prezentacji mieszkania oraz odpowiedź na pytania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes, czyli obsługa zapytań);
- zawarcie i wykonanie umowy najmu instytucjonalnego: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, w tym obowiązki wynikające z ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów;
- wysyłka newslettera: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda), którą możesz wycofać w każdej chwili;
- rozliczenia i księgowość: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości;
- dochodzenie i obrona przed roszczeniami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- statystyki strony: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tylko jeśli zaakceptujesz analityczne pliki cookies.
§ 4Jak długo przechowujemy dane
- dane z formularza prezentacji: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawrzemy umowę;
- dane najemców: przez czas trwania umowy i 6 lat po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń);
- dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
- newsletter: do wycofania zgody;
- pliki cookies: zgodnie z okresami opisanymi w § 7.
§ 5Komu przekazujemy dane
Twoje dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, które pomagają nam prowadzić działalność, i tylko w niezbędnym zakresie: dostawców hostingu i poczty, systemu CRM i aplikacji dla mieszkańców, biura rachunkowego, kancelarii notarialnej (przy umowie najmu instytucjonalnego), firm serwisowych realizujących naprawy oraz operatorów płatności. Każdy z nich działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Nie sprzedajemy danych. Nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że dostawca zapewnia odpowiednie zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską).
§ 6Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie umówimy prezentacji ani nie zawrzemy umowy. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
§ 8Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), kontrolę dostępu do systemów, kopie zapasowe i regularne szkolenia zespołu. Dostęp do danych najemców mają tylko osoby, które potrzebują ich do pracy.
§ 9Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób, w jaki przetwarzamy dane. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach poinformujemy mieszkańców w aplikacji.